Hoe controleer je de betrouwbaarheid van Chinese zakenpartners en voorkom je handelsconflicten?
Als je zaken gaat doen in China, ga je hoogstwaarschijnlijk met Chinese partijen samenwerken. Het laatste wat je wil is in een handelsconflict belanden. Of erger nog: door je (zogenaamde) zakenpartner opgelicht worden. Met een goede dosis gezond verstand én een betrouwbaarheidscontrole, ga je met een gerust hart aan de slag in China.
We leggen je uit wat je kunt doen om de betrouwbaarheid van (potentiële) zakenpartners te controleren en hoe NBSO China je hierbij kan helpen.
Fraude en economische criminaliteit in China
Conflicten zijn vervelend. Fraude en oplichting zijn vaak nóg vervelender. Wil je meer weten over veelvoorkomende oplichtingspraktijken in China, hoe je deze kunt voorkomen en wat je moet doen als je toch slachtoffer bent geworden? Lees dan dit artikel over fraude.
Zo controleer je de betrouwbaarheid van Chinese zakenpartners
Er zijn verschillende manieren waarop je de betrouwbaarheid van zakenpartners kunt verifiëren. We lopen ze langs.
Vraag de bedrijfsinfo op van je (potentiële) Chinese partner
De eerste stap is het verzamelen van alle relevante bedrijfsinformatie van je Chinese partner. Deze bestaat uit:
- De officiële bedrijfsnaam in het Chinees. Vraag niet – voor het gemak – alleen de Engelse bedrijfsnaam op. Deze is namelijk niet verplicht geregistreerd bij de Chinese tegenhanger van de kamer van koophandel, de State Administration of Industry and Commerce (SAIC);
- De Chinese naam van de eigenaar. Vraag niet – voor het gemak – alleen de Engelse naam op;
- De Chinese naam en functie van de contactpersoon;
- Het Chinese SAIC-nummer;
- De datum van oprichting;
- Het geregistreerd kapitaal.
Wanneer je partner deze informatie niet in zijn geheel kan of wil overleggen, dan moeten er alarmbellen afgaan.
Laat een company check uitvoeren door NBSO China
Je kunt NBSO China vragen je te helpen bij het controleren van een potentiële zakenpartner. We controleren of het bedrijf juist ingeschreven staat bij de State Administration of Industry and Commerce (SAIC).
Laat een due diligence of quality control uitvoeren
Onze company check geeft uitsluitsel over de administratieve registratie van het bedrijf. Heb je diepgaander onderzoek nodig, dan kun je een due diligence of quality control laten uitvoeren of een inkoopexpert om hulp vragen. Mocht je nog geen geschikte dienstverlener kennen, dan kunnen wij je hiermee helpen. Je kunt zelf vervolgens contact opnemen met deze instantie.
Zorg altijd voor een volledig en rechtsgeldig contract
Naast een standaard betrouwbaarheidscheck is het belangrijk dat je je zaken rondom het contract op orde hebt. Want als je in een zakelijk conflict belandt, zal je als eerste teruggrijpen op het contract dat je met je handelspartner hebt afgesloten. Met de juiste stappen zorg je voor een rechtsgeldig contract.
Let op de bedrijfsstempel
In China zijn contracten vaak alleen rechtsgeldig als de officiële bedrijfsstempel van de wederpartij erop staat. Let hier dus goed op. Een officiële – en dus rechtsgeldige – bedrijfsstempel, herken je meestal aan de volgende kenmerken:
- Rood van kleur
- Rond van vorm
- In de buitenste cirkel de Chinese naam van het bedrijf (en soms ook de Engelse)
Wijkt de stempel hiervan af, dan is dit een red flag en een reden voor dieper onderzoek. Ook als er ‘for and on behalf of’, of iets vergelijkbaars op staat, moeten er alarmbellen afgaan.
Zelfs als de stempel aan bovenstaande kenmerken voldoet, is het belangrijk om te controleren of deze stempel écht de officiële bedrijfsstempel is. Dit doe je door de stempel te vergelijken met stempels op officiële documenten die bij de SAIC zijn gedeponeerd. Voor de zekerheid kun je het ook laten controleren door je advocaat.
Hou voet bij stuk als je zakelijke partner smoesjes aandraagt voor het niet zetten van de stempel op het contract. Voorbeelden die wij voorbij zien komen:
- We hebben liever niet dat de stempel op een andere plek terechtkomt
- De interne bureaucratie voor het verkrijgen van de stempel is ingewikkeld
- De directeur is niet aanwezig
Laat het contract door de juiste persoon ondertekenen
Om discussie achteraf te voorkomen, raden we je aan om het contract ook door de legal representative van je zakelijke partner te laten ondertekenen.
Dring aan op originele exemplaren van het contract
Zorg ervoor dat alle partijen een origineel exemplaar van het contract ontvangen: eentje voorzien van een ‘natte handtekening’ en een officiële bedrijfsstempel. Procedures bij Chinese rechtbanken zijn vrij formeel: zonder origineel contract kun je in een lastige bewijspositie belanden.
Wees expliciet over leveringen, kwaliteit, aantallen en schadevergoeding
Laat niets aan de vrije interpretatie over. Zorg dat voorwaarden over leveringen, kwaliteit van goederen en services, aantallen en schadevergoedingen bij afwijking vastliggen. Leg ook vast op welke manier (rechtbank of arbitrage), waar (welke rechtbank of welk arbitrage-instituut) en volgens welk recht conflicten worden behandeld.
Vraag advies van een legal representative of betrouwbaar advocatenkantoor
Laat je legal representative altijd meekijken voordat je een contract of ander bindend document ondertekent. Heb je deze niet, vraag dan een betrouwbaar advocatenkantoor mee te kijken.
Neem in geval van een geschil zo snel mogelijk contact op met je advocaat. Neem eveneens contact op met het Nederlandse postennetwerk in China bestaande uit de ambassade, consulaten en NBSO-kantoren.
Weet wat je ondertekent
Teken nooit een Chinees document als je niet zeker weet wat er staat. Het zou zomaar eens een bindende garantstelling kunnen zijn. Wees ook voorzichtig met een Memorandum of Understanding (MoU). In bepaalde gevallen kunnen deze wettelijk bindend zijn.
Laat bij Chinese documenten een betrouwbare vertalen of tweetalige advocaat meekijken. Controleer altijd of de Chinese en Engelse versie van het document identiek zijn.
Wees slim met voorschotten en (aan)betalingen
Aanbetalingen en voorschotten zijn gebruikelijk in China, maar kunnen ook een risico vormen. Wil je voorschotfraude voorkomen, lees dan deze informatie over fraude in China.
Voordat je de betaling gaat verrichten, controleer je de bankgegevens van de Chinese partner. Komen de bankgegevens niet overeen met de gegevens van de partij waarmee je een contract bent aangegaan, maak dan niets over en vraag opheldering.
Het komt weleens voor dat je de bankgegevens van een andere partij krijgt, omdat de partij met wie je een contract hebt, afspraken heeft met deze partij zonder dat jij daarvan op de hoogte bent. Krijgen deze twee partijen een geschil, dan loop je risico je geld of goederen kwijt te raken. Let dus goed op.
Vanwege de Chinese taal vallen afwijkende bankgegevens je misschien niet direct op. Bij twijfel kun je de hulp inroepen van NBSO China of van je advocaat.
Gaat er een betaling plaatsvinden, dan bevelen we een Letter of Credit (L/C) aan, ondanks de extra kosten. Een Letter of Credit is een document van de bank waarin staat dat wordt gegarandeerd dat een specifieke betaling zal plaatsvinden. Het garandeert dat de betaling zal plaatsvinden als er aan de voorwaarden van de deal is voldaan.
Verandert het bankrekeningnummer tijdens de zakelijke afspraken? Neem dan altijd contact op met je zakenpartner. Misschien probeert een externe partij te frauderen.
Vraag hulp!
Twijfel je of heb je hulp nodig? Neem contact op met NBSO China.
Beeld: Sora Shimazaki